Etapas de projetos

Para fim de alinhamento conceitual, definimos o “projeto” escrito como um esboço do trabalho que se pretende realizar ao longo do tempo. Compreender o ciclo de vida de um projeto ou Programa ajudará na realização dos grupos de trabalho que buscam melhores práticas (internas e externas)e resultados consistentes.     

Existem muitas ferramentas de apoio ao gerenciamento de projetos que priorizam n variáveis e enfoques diferentes. Dependendo da natureza do projeto ou da instituição proponente,  empreendimento ou comunidade, podemos recorrer a metodologias de desenvolvimento, métodos ou modelos específicos. Ou não.

Em linhas gerais, podemos passar de forma breve por 4 macro-etapas de apoio à gestão, conforme o diagrama abaixo.

A representação das macro-etapas é uma forma simplificada de ver para compreender o desenvolvimento de um projeto em seu ciclo de vida. Deve-se buscar perceber uma dinâmica não-linear e  fractal do mesmo, onde a parte (etapa) existe no todo (ciclo), assim como o todo está em cada parte. 

A etapa 1. Iniciação é o momento preliminar de concepção do projeto. Quando uma proposta começa a ser pensada para atender uma demanda de mercado ou necessidade pungente, “damos partida” em uma sessão de brainstorming (chuva de ideias), por exemplo, onde são levantadas as expectativas, recursos e cenários de futuro desejáveis e possíveis. 

Precisamos reunir um conjunto de dados e informações para um briefing (resumo) de projeto.  Um documento oficial de fácil leitura, contendo as principais informações do projeto, que permitirá alinhamento com clientes, parceiros, equipe e comunidade. A definição do(s) objetivo(s) em comum vem a partir de uma ou mais necessidades identificadas dentro de um contexto. 

É um momento propício de engajar colaboradores pensando na complementaridade das funções e na atuação em rede. O processo de integração de novos membros da equipe deverá respeitar a curva de aprendizado natural do indivíduo e sua disponibilidade em assumir compromissos. E por falar em Brasil, vale ressaltar a importância da formação de equipe com diversidade de gênero, raça, origem étnica, condição econômica, religião, deficiência(s) ou qualquer característica que torna único o ser humano. 

Os conceitos de projeto e os princípios de cooperação dão acesso ao corpo de crenças que unirá a organização ou comunidade norteando a tomada de decisão. O seu conteúdo ético e moral requer consciência e envolvimento de indivíduos íntegros, não apenas de atividade intelectual, orientados ao capital ou pensamento científico. 

Considerar a disponibilidade de diferentes fontes de entrada financeira ao longo do tempo, poderá viabilizar inclusive a realização de projetos de retorno a longo prazo.  Um estudo de viabilidade técnica e econômica do seu projeto ou negócio te abrirá a uma visão de futuro e permitirá um percurso de planejamento e implementação com “os pés no chão”. 

A etapa 2. Planejamento é um processo de design considerando aspectos do contexto e/ou território de atuação, das características de perfil socioeconômico do público interessado e do conjunto de atividades necessárias para se chegar aos objetivos.

De forma participativa, traçamos caminhos estratégicos, por exemplo, de acesso aos Direitos Humanos à população da comunidade XYZ do Amapá. Sendo assim, a abordagem organizacional para sensibilização, mobilização e engajamento deverão ser revisadas, assegurando que os indivíduos e grupos de interesse foram considerados e ouvidos in loco. 

Consultas, artefatos e ferramentas digitais de apoio deverão ser prototipadas ainda na etapa de planejamento como uma prova de conceito para validação dos usuários.

Ao final do planejamento, todos os Planos necessários ao pleno desempenho do projeto deverão estar formalizados por escrito e validado pelas equipes. Para isso, o planejamento deverá ser feito junto a equipe de implementação. Assim, naturalmente, todos os envolvidos localizam suas responsabilidades e estão prontos para caminhar juntos durante toda a próxima etapa e ciclo de vida do projeto. 

A etapa 3. Implementação pode ser chamada também de etapa de “Execução”, a depender do projeto. É uma fase de realização daquilo que foi pensado e projetado. Onde colocamos em prática todas as atividades, caracterizando-se por um alto fluxo de trabalho entre os grupos de trabalho, de forma sistemática e excelente.

Podemos fazer o planejamento mais completo e detalhado do mundo, mas se você não tiver uma boa equipe de implementação (em campo), dificilmente conseguirá alcançar os resultados esperados. 

A capacidade de execução de um projeto é o somatório de know-how (conhecimento) dos membros de sua equipe com o ambiente favorável as interações e inovações do devir. As trocas híbridas, com adição de componentes não-monetários, podem ser consideradas no sistema da nova economia. Os ganhos secundários fazem parte da interação no trabalho. O indivíduo, integrante da equipe, deve estar consciente de seus limites e firme em sua confiança para não se deixar levar somente pelo "sonho" ou pela "causa social" atraente. 

É importante trabalhar a ideia de que os “erros” no trabalho fazem parte do processo. Um “erro” expresso por um indivíduo não deve ser considerado a nível pessoal. Porém, em processos fabris, é recomendado que se faça uma investigação da causa-raiz do erro, também chamado “não-conformidade”, para ações de mitigação e reparação de danos. Geralmente existe uma sucessão de acontecimentos prévios, incluindo as externalidades, que podem levar ao “erro” ou problema identificado. Se a governança for capaz de incorporar uma visão sistêmica de processos, os colaboradores envolvidos tornam a estrutura de produção viva (aquela que permite e viável. 

Uma pergunta norteadora nessa etapa é:

• Como podemos medir a evolução de um projeto ao longo do tempo? 

O monitoramento é um processo contínuo alimentado pela cultura do feedback  (retroalimentação) oral ou por escrito sobre o progresso das atividades, destacando possíveis erros, acertos e descobertas ao longo do processo. Qualquer erro ou negligência nas etapas anteriores, ficará evidente durante esse processo. 

Aqui entra o gerenciamento de projeto para garantir que as entregas sejam realizadas, com qualidade, dentro dos prazos. Para a(o) gestor(a) do projeto, indico uma ferramenta de monitoramento de entradas e saídas.

Se você está fazendo um trabalho inovador, sua organização ou comunidade deverá buscar uma abordagem ou uma “forma de fazer” que sustente uma estrutura organizacional disruptiva. Se tratando das novas economias emergindo a partir do deslocamento da centralidade colonizadora, a disputa de narrativas, a utilização das ferramentas digitais e a estética comercial, muito utilizados nos modelos de produção do "velho mundo", deverão ser calibradas desde a concepção de projetos.  

A etapa 4. Avaliação parte de um levantamento mais profundo que geralmente é feito ao final do projeto, reunindo informações ao aprimoramento, por exemplo, através das “lições aprendidas”. 

Para uma visualização comparativa, utiliza-se ferramentas de monitoramento: planilhas, painéis, mapas, formulários, dashboard e feedbacks in gate.  É um processo de revisão e consolidação dos resultados que deverá ser feito a nível estratégico e tático-operacional.

Paralelamente às etapas de planejamento e implementação, realizamos o Monitoramento dos Indicadores de Projeto. Podemos recorrer a protocolos que deverão ser validados em campo para reconhecimento dos resultados alcançados. Os protocolos têm como função garantir ações preventivas e corretivas, no menor espaço de tempo possível. 

Os Planos existentes são atualizados constantemente, embasados nas lições aprendidas através de monitoramento e avaliação, e planos futuros deverão ser desenvolvidos com base nessas lições. O encerramento de um projeto deverá significar também o início de um novo ciclo. É quando a equipe se reúne para celebrar as conquistas pela experiência vivida e tatear os próximos passos junt@s.